Veja as dicas do consultor Francisco Cunha, editor da coluna Desafio 21 e diretor da TGI, empresa integrante da Rede Gestão, para transformar sua agenda em uma ferramenta eficiente, otimizando seu tempo de trabalho.
1. Registrar Todos os Compromissos: A agenda deve ser o local onde todos os compromissos devem ser registrados, sejam profissionais ou não. Afinal, o tempo é um só e registrar compromissos em locais diferentes, ou não registrá-los, é ruim. O fundamental é registrar tudo e num só lugar.
2. Desconfiar da Memória: É essencial consultar os compromissos registrados na agenda, e não tentar lembrar deles. A memória deve ter um uso mais nobre do que guardar datas e horários; além do que, é traiçoeira para esse tipo de coisa.
3. Fazer Registros Provisórios: Os agendamentos devem ser feitos de modo que possam ser remanejados. Se a agenda for de papel, os compromissos devem ser registrados a lápis para que, no caso de necessidade, possam ser apagados ou revisados.
4. Ser Realista: É fundamental ser realista na previsão do tempo de cada compromisso, com adequado registro do horário de início e fim, inclusive com previsão da preparação e/ou dos deslocamentos necessários.
5. Destacar os Compromissos Importantes: É de grande valia destacar os compromissos mais importantes, vencimentos relevantes ou datas notáveis. Nas agendas de papel, podem ser usados salientadores de texto coloridos para fazer os destaques necessários.
6. Evitar Entulhos: Os registros devem ser econômicos, só com os detalhes indispensáveis. Nas agendas analógicas, devem ser evitados os papéis avulsos, os recibos, as contas a pagar, etc. A agenda deve ficar livre para cumprir melhor sua função principal que é organizar o tempo.
7.Manter Atualizada: Uma vez registrados os compromissos, mantê-los atualizados é fundamental. Tudo o que mudar deve ser registrado assim que o fato acontecer. A memória não é boa nem para guardar compromissos nem, muito menos, para remanejá-los. Fonte: Gestão Hoje (www.gestaohoje.com.br)