Reuniões são uma faca de dois gumes (ou dois legumes, como dizia o folclórico dirigente de futebol Vicente Mateus). Quando bem-feitas, são uma ferramenta indispensável para alcançar bons resultados. Mas, se não forem bem planejadas, transformam-se em pura perda de tempo. Veja algumas dicas para tornar mais produtivas as reuniões de trabalho:
1. É preciso definir claramente o objetivo que se deseja atingir ao final da reunião.
2. A convocação deve acontecer com antecedência, informando os assuntos a serem discutidos e qual a contribuição desejada de cada participante.
3. É preciso haver acordo quanto ao processo de condução da reunião, definindo itens como: falar um participante de cada vez, não iniciar outro assunto enquanto o anterior não houver sido "fechado", horários de início e fim preestabelecidos.
4. Quem for conduzir a reunião deve preocupar-se em articular o pensamento do grupo, administrar os desacordos, garantir a palavra a todos, cumprir a pauta (ou revê-la), conduzir as conclusões, sintetizar e recapitular as decisões e administrar o tempo para garantir a pontualidade.
5. A duração deve ser curta, de preferência não ultrapassando uma hora ou, se tiver mais gente, no máximo duas.
6. Durante a reunião, deve-se fazer uma memória, registrando o que está sendo decidido e encaminhado, com os prazos e as responsabilidades de cada um. O mais rápido possível, a memória deve ser remetida aos participantes e para quem faltou.