É comum ouvir frases assim: “Essa reunião vai tomar meu tempo de trabalho” ou “Reunião é perda de tempo”. Esses comentários, conforme o caso, podem até ser justificados, mas eles também indicam que algo não vai bem do ponto de vista da gestão. Por um motivo muito simples: uma reunião bem-feita é, na verdade, um importante instrumento de trabalho, quer do ponto de vista interno, quer do ponto de vista interinstitucional. Numa reunião bem coordenada, o fato de estarem juntas as pessoas que lidam com o mesmo assunto permite que as informações sejam dadas com o mesmo padrão de comunicação. Além disso, ganha-se tempo e mobilizam-se os elementos necessários para a tomada de decisões.

Seguem algumas pequenas dicas que ajudam a contestar o mito, ainda corrente em algumas empresas, de que reuniões são improdutivas ou representam perda de tempo. Para isso, listamos algumas sugestões simples que podem potencializar os resultados dessa poderosa ferramenta de gestão:

•  Comunicar a todos com antecedência.
•  Preparar o ambiente, disponibilizando todo o material necessário (cadeiras, quadro, datashow, água, café, etc.). 
•  Criar uma pauta.
•  Instituir um coordenador que estimule todos a falar, mas um de cada vez.
•  Discutir assuntos pertinentes.
•  Interromper a discussão quando perceber que ela está improdutiva e repetitiva.
•  Evitar conversas paralelas.
•  Registrar decisões e encaminhamentos, com os respectivos responsáveis por cada pendência.

Fonte: Minuto Ágilis

(www.agilis.com.br)

Revisão: