Quem nunca teve essa reação ao ser chamado para mais uma reunião naqueles dias em que o número de coisas para resolver é menor que o tempo? É comum encontrar, nas organizações, quem acredite que reunião é sinônimo de perda de tempo ou mesmo que "com tantas reuniões, não dá pra se trabalhar". Se isso acontece, algo está errado. Possivelmente, a sensação de que as reuniões estão se mostrando longas e improdutivas surge porque elas estão sendo conduzidas de maneira inadequada.

Para o consultor Fernando Tompson, da Inova Ação Consulting, integrante da Rede Gestão, a reunião é um instrumento de trabalho imprescindível. "É o meio mais efetivo para se chegar a resultados", afirma. Afinal, é durante as reuniões que se formame os vínculos necessários para o desenvolvimento das equipes. Onde cria-se o ambiente para o aprendizado comum, incentiva-se a produtividade coletiva e consolida-se o espírito de equipe. "A reunião é o espaço ideal para a troca de informações, tomada de decisões, solução de problemas e monitoração dos projetos da empresa", ressalta.

Mas se na teoria funciona tão bem, por que na prática elas estão cada vez mais desacreditadas?. "Muitas pessoas não se preparam adequadamente para conduzir e participar de reuniões", explica Tompson. Para que elas sejam produtivas, é preciso seguir algumas regras básicas, apontadas como fatores de sucesso.

Uma das principais é definir claramente qual o objetivo da reunião e que papel cabe a cada participante. Ela deve ser curta, manter sempre o foco no conteúdo e ter seus principais pontos registrados em memória. "Com algumas regras é possível transformar a reunião em um importante instrumento de qualidade e produtividade", assegura Tompson.