Pouca gente apostaria que o Japão, arrasado após o final da Segunda Guerra Mundial, poderia transformar-se, em poucas décadas, em uma das maiores potências econômicas do mundo. A recuperação da economia japonesa passou, entre outros fatores, por um caminho formado por cinco palavras-chave: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke - o famoso 5S, que ajudou a reverter as perdas no processo produtivo e a impulsionar as mudanças em direção à Qualidade Total. Disseminado em todo o mundo, o 5S foi adotado em milhares de organizações que, com a prática diária de seus princípios, conseguiram criar ou desenvolver condições básicas para o desenvolvimento de outros programas de melhoria voltados para o aumento da produtividade e da competitividade. Mas, apesar da aparente unanimidade em torno da eficiência do programa, é preciso cuidado na hora de adaptar seus princípios à realidade de cada organização. "Refletir antes de pôr em prática alguns de seus conceitos, pode evitar grandes prejuízos", alerta a consultora Cléa Pimentel Dubeaux, especializada em documentação, da Informar Ltda, integrante da Rede Gestão.

Os 5s associados a programas de qualidade total podem ser traduzidos para o português pelas seguintes expressões: (1) Senso de Utilização (Seiri), que consiste na identificação de objetos e documentos considerados necessários e inutilização dos desnecessários (em desuso e/ou supérfluos ); (2) Senso de Ordenação (Seiton), que visa a disposição dos itens considerados necessários de forma organizada, tornando-os mais acessíveis; (3) Senso de Limpeza (Seisou), que trata da valorização da limpeza e eliminação de tudo o que não adicione valor à vida de quem trabalha e aos processos produtivos na organização; (4) Senso de Saúde (Seiketsu), que destaca a importância do bem estar físico, mental e emocional dos indivíduos, contribuindo para a "saúde" da organização; e (5) o Senso de Autodisciplina (Shitsuke), que objetiva a prática espontânea dos novos padrões de comportamento, coerentes com os valores dos quatro primeiros "S".

O 5S é apontado como uma das formas mais eficientes de Gerenciamento da Rotina, uma vez que promove um maior comprometimento das pessoas com os objetivos da organização. O Programa incentiva a criatividade e a participação, melhora as rotinas e as relações interpessoais, otimiza a utilização de recursos e estimula o autodesenvolvimento. "Mas nem todos os seus princípios devem ser tomados ao pé da letra", avisa Cléa Pimentel.

Como exemplo, ela cita o primeiro "S" que trata do Senso de Utilização. "A tomada de decisão para destruir o desnecessário deve ser precedida de uma avaliação criteriosa sobre a repercussão dessa atitude em relação aos negócios da empresa", alerta. Antes de decidir que objetos ou documentos não são mais necessários à organização, deve-se procurar responder às seguintes perguntas: (1) qual o valor histórico da informação?; (2) quais as conseqüências legais da destruição destes itens?; (3) quais serão os custos operacionais e administrativos caso haja a necessidade de recuperar esta documentação no futuro?; (4) quais os prováveis prejuízos que a falta dessa informação poderá proporcionar à empresa?

"Muitas vezes, documentos destruídos resultam em pagamentos duplicados de tributos, taxas e obrigações previdenciárias e trabalhistas", afirma a consultora. "Além de ser, quase sempre, parte da história da empresa que é, simplesmente, jogada no lixo". Portando, 5S sim, mas com cuidado para que o entusiasmo da arrumação, sobretudo aquele inicial, não venha a produzir arrependimentos futuros.