Se há um consenso entre profissionais e executivos das mais diversas áreas é que o tempo disponível nunca é suficiente para dar conta de todas as tarefas, compromissos e obrigações do ambiente de trabalho. Pesquisas recentes mostram que o executivo médio chega a ter mais de 30 horas de trabalho atrasado em cima da mesa. Por isso, na luta diária contra o relógio, é preciso método para aproveitar da melhor forma possível o tempo disponível, evitando o acúmulo de trabalho que termina por comprometer, às vezes seriamente, o desempenho pessoal. "O tempo é o recurso mais escasso de que dispomos e administrá-lo bem é uma questão vital", afirma Francisco Cunha, sócio da TGI e do Instituto de Tecnologia em Gestão, ambos integrantes da Rede Gestão.

É claro que não existe uma receita pronta que garanta o sucesso, mas seletividade é uma atitude essencial. No livro "Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes", a obra sobre administração do tempo mais lida do mundo, Stephen R. Covey monta uma matriz com duas categorias: Urgência X Importância. Ele sugere que o executivo procure ser o mais seletivo possível, concentrando a maior parte do seu tempo naquilo que é mais importante e menos urgente. Assim ele estará trabalhando para evitar só tratar as coisas importantes quando elas se tornam urgentes e viver mergulhado na urgência.

Francisco sugere que o profissional, sempre que tiver a sensação de que pode estar perdendo tempo procure fazer, para si próprio, a pergunta sugerida pelo empresário Bill Gates, fundador da Microsoft: "será que estou fazendo a coisa mais importante?". Se a resposta for não, deve tratar de achar, logo, a mais importante. Outra pergunta fundamental: "será que eu mesmo tenho que fazer isso ou posso delegar para alguém?". Se a resposta for sim, deve delegar o mais rápido possível.

É preciso, também, muito cuidado com as reuniões de trabalho. Embora sejam fundamentais como poupadoras de tempo (conversar com cinco pessoas de uma só vez é, em tese, cinco vezes mais rápido do que conversar com uma de cada vez), necessitam de planejamento e execução rigorosos, para serem eficazes. Do contrário, são os piores exemplos de desperdício. "A experiência mostra, todo dia, que mal conduzidas as reuniões só servem para jogar pela janela um tempo precioso", diz Francisco.

Cuidado também com uma armadilha bastante comum: imobilizar-se pelo grande número de prioridades. "Quem tem muitas prioridades, na verdade, não tem prioridade nenhuma. Prioridades só funcionam se forem poucas", conclui o consultor.