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Transações com Dinheiro Merecem Atenção Redobrada
Na segunda matéria da série produzida pela equipe da Bernhoeft Consultoria Contábil, empresa integrante da Rede Gestão, vamos abordar a auditoria interna nas áreas de Tesouraria, Contas a Receber e Contas a Pagar. A idéia é apresentar os principais problemas nessas áreas, identificados após a aplicação de testes específicos, com comentários que visam diagnosticá-los e corrigi-los, promovendo a competitividade nas empresas. A equipe alerta para um princípio fundamental: todas as entradas, guarda e saídas financeiras devem ser controladas adequadamente, seguindo corretamente todas as normas internas da organização.
Área: Tesouraria
Problema identificado
Comentário
Utilização indevida de numerários pelo responsável do caixa. Visando sanar problemas financeiros pessoais, funcionários que manuseiam numerários do caixa podem seqüestrar quantias específicas, com o intuito de posterior devolução.
Falta de confronto do registro de recebimento com o respectivo comprovante. A evidência de que todo recebimento foi efetivamente recebido é o confronto com o respectivo comprovante.
Pagamentos realizados sem a obtenção de aprovação de pessoa autorizada. A pessoa responsável pelos pagamentos pode efetuar pagamentos fictícios ou próprios com recursos da empresa quando percebido que há falhas no processo de autorizações.
Reconciliações bancárias inadequadamente executadas e aprovadas. A conciliação e a reconciliação bancária efetuadas inadequadamente promovem informações contábeis e gerenciais irreais, prejudicando o desempenho dos gestores nas tomadas de decisões e a confiança de sócios ou acionistas.
Pendências registradas há longa data em reconciliações bancárias não investigadas. Pendências antigas já regularizadas e que permanecem registradas na reconciliação bancária podem levar a informações contábeis e gerenciais irreais, prejudicando o desempenho dos gestores em suas tomadas de decisões.
Cobranças de taxas bancárias efetuadas incorretamente. O não-acompanhamento de cobranças de taxas bancárias resulta em desembolsos financeiros indevidos.
Área: Contas a Receber
Problema identificado
Comentário
Cobranças indevidas de juros sobre desconto de duplicatas. Muitas empresas descontam duplicatas em instituições financeiras diante da necessidade de capital de giro e não se preocupam com a validação dos juros envolvidos.
Cobranças incorretas de taxa de administração de cartão de crédito. Embora as empresas utilizem, com maior freqüência, vendas com cartão de crédito, muitas não validam a cobrança de taxas de administração da administradora do cartão.
Cobranças indevidas a clientes. A falta de uma política adequada de cobranças pode resultar em insatisfação de clientes e provocar até mesmo demandas judiciais.
Falta de conciliação e reconciliação de Contas a Receber. A conciliação e a reconciliação de Contas a Receber adequadas promovem informações contábeis e gerenciais reais, auxiliando gestores em tomadas de decisões.
Contas a Receber de clientes incobráveis. Com o objetivo de alcançar as metas de vendas, o setor comercial realiza vendas a clientes com incapacidade financeira. A falta de uma política adequada de análise de crédito pode resultar em Contas a Receber incobráveis.
Não segregação entre as funções de caixa e de Contas a Receber. Pessoas que acumulam funções de receber numerários e registrar o recebimento no Contas a Receber podem desviar quantias sem qualquer registro.
Área: Contas a Pagar
Problema identificado
Comentário
Pagamentos em duplicidade. Por falta de controles específicos, alguns pagamentos podem ser efetuados através de duas formas: crédito bancário e emissão de cheque, por exemplo.
Falta de conciliação e reconciliação de Contas a Pagar. A conciliação e a reconciliação de Contas a Pagar adequadas promovem informações contábeis e gerenciais reais, auxiliando gestores em tomadas de decisões.
Programação indevida de pagamentos. A programação indevida de pagamentos pode causar cobranças de juros, assim como levar a empresa a deixar de realizar investimentos financeiros.
Pagamentos indevidos a fornecedores. Além de resultar em desgaste com fornecedores, a empresa pode sofrer com a inscrição de seu CNPJ em empresas de proteção ao crédito.
Não segregação entre as funções de caixa e de Contas a Pagar. A pessoa que for responsável pelos pagamentos e respectivo controle do Contas a Pagar pode efetuar pagamentos próprios ou indevidos.
