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Auditoria Interna de Estoques e de Departamento de Pessoal
Outras duas áreas de suma importância em uma empresa e que merecem uma atenção maior no tocante a auditoria interna são Estoque e Departamento de Pessoal.
Uma política adequada de manutenção do estoque é um dos principais fatores de resultado em uma empresa. O acompanhamento dos processos de recepção, armazenagem e expedição das mercadorias, com um processo de controles internos adequado, são fatores-chaves para se obter lucratividade e se manter competitivo no mercado de atuação.
Já o Departamento de Pessoal deve possuir um sistema interno de controles que seja adequado e eficiente em cada empresa, bem como considerar nesse sistema as determinações previstas pelas legislações previdenciária e trabalhista em vigor.
Área: Estoques
Problema identificado
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Realização inadequada de inventários. Informações indevidas, originadas de inventários efetuados inadequadamente, podem prejudicar as tomadas de decisões gerenciais que envolvam a logística de empresas, tais como: planejamento de compras, planejamento de vendas, resultados financeiros da empresa, entre outros.
Expedição indevida de mercadorias. Expedições indevidas podem resultar em desgastes com clientes, bem como expedir mercadorias em quantidade a mais ou a menos ou ainda de outros tipos que as determinadas.
Falta de estrutura adequada de armazenagem. A armazenagem de produtos em locais não adequados pode resultar em mercadorias avariadas. A temperatura imprópria, o acesso às mercadorias por animais, a falta de organização de estoques (material de limpeza próximo de produtos alimentícios) são alguns dos fatores que comprometem a estrutura de armazenagem.
Falta de endereçamento adequado nos estoques. A não padronização de endereços prejudica o armazenamento e a localização de mercadorias no estoque. Esse problema pode ter como conseqüência expedições indevidas de mercadorias como foi visto acima.
Controles inadequados de estoques envolvendo o vencimento de mercadorias. Os controles de estoque de produtos alimentícios e farmacêuticos são os que merecem uma maior atenção no tocante a vencimento de mercadorias, uma vez que podem acarretar em penalidades pelas autoridades legais e por demandas judiciais contra a empresa.
Área: Departamento de Pessoal
Problema identificado
Comentário
Divergências entre o apontamento e os horários determinados para o funcionário. É observado que em diversas em-presas ocorrem apontamentos uti-lizando horários não acordados pa-ra o funcionário. Tal fato expõe a empresa a autuações em fisca-lizações do Ministério do Trabalho.
Falta de documentos em dossiês de funcionários. A falta de controles, principalmente no recebimento e na entrega de documentos pelo Departamento de Pessoal, é uma das causas da falta de documentos exigidos legalmente para o arquivamento junto aos respectivos dossiês.
Contratação de estagiários para a execução de trabalhos não corre-latos aos respectivos cursos pro-fissionalizantes. A alocação de estagiários que exe-cutam serviços não relacionados com os respectivos cursos profis-sionalizantes resulta em penalida-des legais diante de fiscalizações do Ministério do Trabalho.
Falta de documentos exigidos de prestadores de serviços referentes à responsabilidade solidária. A falta de controles específicos e de um acompanhamento mensal da recepção e validação de docu-mentos relacionados com a res-ponsabilidade solidária pode ocasi-onar autuações pela Previdência Social.
Créditos tributários (INSS) indevidos. Em virtude de recolhimentos in-devidos de retenções, muitas ve-zes por erro na emissão de guias de recolhimento de INSS (GPS), pode acarretar créditos irreais. Um exemplo seria o recolhimento de retenções no CNPJ, quando o correto seria no cadastro CEI para as empresas de construção civil.
