Eletrônica, de papel, de bolso, on-line, virtual. Ela pode ter as mais variadas formas e modelos, mas um único objetivo  ajudar a planejar o    dia-a-dia, organizando tarefas e compromissos. Mais que isso, a agenda é uma ferramenta de trabalho essencial para qualquer profissional à medida que o ajuda a administrar de forma eficiente o seu recurso mais escasso: tempo. Para quem acha que as 24 horas do dia nunca são suficientes para dar conta de todas as obrigações, a escolha e a utilização adequada da agenda podem significar um ganho precioso de tempo e de produtividade. 

"A agenda materializa uma necessidade crucial no dia-a-dia das organizações: o planejamento e a administração do tempo", afirma Teresa Ribeiro, sócia da TGI Consultoria em Gestão e diretora do Instituto de Tecnologia em Gestão - (INTG), integrantes da Rede Gestão. Não por acaso ela é um dos itens mais lembrados na hora dos presentes de final de ano (a TGI, por exemplo, há quatro anos vem desenvolvendo um modelo próprio e temático de agenda executiva e, em dezembro passado, reuniu seus clientes e amigos em torno do lançamento da Agenda TGI 2000).

Companheira inseparável de profissionais e executivos, a agenda pode ser uma grande aliada para  tornar o dia-a-dia bem mais produtivo. Basta saber utilizá-la. Uma boa dica é gastar alguns minutos, à noite, planejando o dia seguinte ou no início da manhã planejando o dia que vem pela frente. Os mais disciplinados podem, no domingo, traçar um cronograma para toda a semana. Muitos compromissos? Classificar as atividades em ordem de prioridade é o primeiro mandamento para liberar uma agenda apertada. Destine mais tempo, se possível na parte da manhã, para os compromissos mais urgentes e que exigem mais dedicação. Também não hesite em delimitar na agenda - e seguir à risca - o tempo necessário para realizar tarefas não tão importantes.

Outra dica: resista à tentação de passar para o dia seguinte compromissos não cumpridos. O ideal é gerenciar o tempo de forma eficiente, realizando todas as atividades planejadas. Claro que nem sempre isso é possível, mas não se deve nunca deixar de tentar. Além de compromissos, reuniões e atividades diárias, deve-se utilizar sempre que possível a agenda para acompanhar o cumprimento de cronogramas e os prazos de trabalho pré-estipulados. Ela pode ser útil também para acolher memórias sintéticas de reuniões para cobranças futuras e acompanhamento de resultados. 

O perfil de cada profissional vai definir qual o tipo de agenda mais indicada. Há os que preferem os múltiplos recursos das versões para o computador e também os que não abrem mão dos modelos em papel.   Na Internet, o usuário encontra programas com uma série de diferenciais como os que avisam, através de e-mail, a proximidade dos compromissos. "O importante é escolher uma agenda que se adeqüe ao seu estilo e às suas necessidades. Todavia, a prática tem demonstrado que as mais adequadas são aquelas que permitem a visualização da semana inteira, além de trazerem espaço para anotações inseparáveis", ressalta Teresa Ribeiro. Se você passa a maior parte de suas horas do dia na frente do computador, não há dúvida de que o mais prático é adotar um modelo eletrônico. Se, no entanto, sua escolha for por um modelo de papel, preste atenção não só na facilidade de efetuação dos registros como também  na praticidade do transporte. Afinal de contas, uma boa agenda é aquela que pode nos acompanhar sem problemas para onde tivermos que ir.