1) Por que é importante para as empresas mapearem os seus processos?

Várias empresas perdem muito tem-po ou se prendem a detalhes desne-cessários na execução de um trabalho por não saberem qual a melhor maneira de fazer, quais as condições básicas ou que pessoas envolver. Ao mapear os processos, elas entendem que suas atividades devem obedecer a um encadeamento lógico, entre os setores e dentro deles, e conseguem se tornar mais eficientes na realização das tarefas e nos resultados.

2) Como é feito esse mapeamento?

O gerente da área normalmente fica à frente do trabalho, junto de um especialista em mapeamento de processos. O primeiro passo é o diagnóstico da situação atual. É preciso conversar com toda a equipe para descrever como realmente são feitas as atividades, identificar as facilidades e dificuldades encontradas e as formas de alcançar melhor eficácia no trabalho. Após o mapeamento e a definição de como serão feitas as atividades na área, é importante que o gerente repasse as informações para sua equipe, faça um treinamento para as novas atividades exigidas e monitore e negocie o tempo para obter resultados com as mudanças.

3) Que tipos de processos devem ser mapeados?

Idealmente, todas as áreas devem ter procedimentos bem definidos e bem trabalhados, sempre focando no resultado que se quer obter com a atividade-fim. A definição do que deve ou não ser mapeado se dá quando, no dia-a-dia, são percebidas dificuldades que atrapalham o processo. Por exemplo: atrasos na folha de pagamento, documentos não entregues na data determinada, etc. Quando se percebe que algo não está andando corretamente, fique certo, é preciso rever o processo.

4) A quem cabe monitorar o cumprimento eficiente desses processos?

O gerente deve ser o responsável por monitorar o processo através de reuniões com a equipe ou observando o andamento dos trabalhos no dia-a-dia. O importante é que as atividades definidas sejam cumpridas. Mas, como todo trabalho, este deve ser feito de modo flexível, aberto a novos ajustes, caso haja necessidade.

5) Não há risco de o mapeamento de processos "engessar" alguns setores da empresa, desestimulando a criatividade e a iniciativa dos profissionais?

Sim. O importante é que o trabalho seja feito de modo compartilhado, justamente para evitar que isso aconteça e, como já foi dito, estar sempre aberto a ajustes, de acordo com a necessidade do trabalho. Na realidade, o gestor deve unir o conhecimento, a criatividade e a iniciativa de todos ao trabalho para, com isso, tornar a empresa mais ágil e mais competitiva no mercado.

6) Quais os principais ganhos da empresa com o mapeamento de processos?

Aumento da competitividade, maior entendimento dos procedimentos internos, dando-lhes encadeamento lógico, maior rapidez nas soluções, mais eficiência e aumento nos resultados da empresa.