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A administração eficiente dos arquivos
Relatórios, memorandos, projetos, correspondências, ofícios, fax. Em muitas organizações, a profusão de documentos produzidos a cada dia parece crescer na proporção inversa de sua capacidade de armazená-los. Em uma época em que a informação é moeda forte no ambiente de negócios, a administração eficiente dos documentos deve ser um procedimento básico em todas as empresas que buscam aperfeiçoar sua competitividade. "Quem não se preocupar com isso vai estar delegando ao tempo, água, ratos, cupins ou fungos à seleção de documentos que podem ser valiosos para a organização", alerta a consultora Cléa Dubeux, da Informar, empresa integrante da Rede Gestão.
O primeiro passo para uma administração eficiente dos arquivos é a avaliação dos documentos e a seleção daqueles realmente importantes para a empresa. "Deve-se conservar somente os papéis possuidores de valores que justifiquem sua guarda", orienta a consultora. Eles devem ter valor de pesquisa, valor de prova (que atestam o funcionamento e as operações da empresa, os programas nela desenvolvidos, suas funções), valor de informação (sobre pessoas, objetos e materiais). "Se os documentos não apresentarem quaisquer dessas características, não há porque gastar dinheiro mantendo-os inutilmente guardados".
Para Cléa Dubeux, o profissional que não procura selecionar os seus documentos, acumulando calhamaços de papelada "inútil", está contribuindo para a destruição — ou no mínimo, má utilização — dos documentos valiosos. "Cada vez mais é certa a afirmativa de Schellenberg, arquivista de renome internacional, quando diz: ‘Onde se guarda tudo, não se guarda nada’ ".
Na era digital, os arquivos também vêm passando por uma mudança importante. Com a produção de documentos em novos formatos além do papel, as organizações estão naturalmente criando arquivos digitais, eletrônicos, de vídeos, entre outros. A facilidade como são criados e difundidos, dispensando muitas vezes canais hierárquicos na empresa, tem preocupado os arquivistas. "O tratamento inadequado desses documentos podem levar à perda ou destruição de informações valiosas, referentes à memória histórica da organização", observa.
A consultora defende a definição de rotinas de seleção dos arquivos digitais, da mesma forma como deveria ser feito com os arquivos convencionais. "Organizações despreocupadas com seus arquivos vão permanecer pagando um alto preço, por não separarem o joio do trigo", alerta.
O primeiro passo para uma administração eficiente dos arquivos é a avaliação dos documentos e a seleção daqueles realmente importantes para a empresa. "Deve-se conservar somente os papéis possuidores de valores que justifiquem sua guarda", orienta a consultora. Eles devem ter valor de pesquisa, valor de prova (que atestam o funcionamento e as operações da empresa, os programas nela desenvolvidos, suas funções), valor de informação (sobre pessoas, objetos e materiais). "Se os documentos não apresentarem quaisquer dessas características, não há porque gastar dinheiro mantendo-os inutilmente guardados".
Para Cléa Dubeux, o profissional que não procura selecionar os seus documentos, acumulando calhamaços de papelada "inútil", está contribuindo para a destruição — ou no mínimo, má utilização — dos documentos valiosos. "Cada vez mais é certa a afirmativa de Schellenberg, arquivista de renome internacional, quando diz: ‘Onde se guarda tudo, não se guarda nada’ ".
Na era digital, os arquivos também vêm passando por uma mudança importante. Com a produção de documentos em novos formatos além do papel, as organizações estão naturalmente criando arquivos digitais, eletrônicos, de vídeos, entre outros. A facilidade como são criados e difundidos, dispensando muitas vezes canais hierárquicos na empresa, tem preocupado os arquivistas. "O tratamento inadequado desses documentos podem levar à perda ou destruição de informações valiosas, referentes à memória histórica da organização", observa.
A consultora defende a definição de rotinas de seleção dos arquivos digitais, da mesma forma como deveria ser feito com os arquivos convencionais. "Organizações despreocupadas com seus arquivos vão permanecer pagando um alto preço, por não separarem o joio do trigo", alerta.
