Em um mundo cada vez mais “informatizado” e “conectado”, o uso coerente das informações passou a ser um diferencial de competitividade das empresas, um instrumento fundamental para uma gestão empresarial eficiente. Se, até pouco tempo, obter, tabular e analisar informações da empresa e do mercado era um desafio, hoje, com o auxílio da informática, isso se tornou uma tarefa bem mais simples e rápida. Muitas empresas, entretanto, ainda não se renderam a essa evidência e comprometem sua produtividade e eficiência por não tratar a informação como uma ferramenta estratégica.

Essas empresas ainda não fazem uso da informática para obtenção de informações gerenciais, normalmente possuem um “grau de automação” pequeno ou basearam sua automação na substituição de processos manuais por automatizados. É importante que esses gestores saibam que, sendo o processo de automação inevitável, há alguns cuidados que devem ser adotados para otimizá-lo, transformando-o em um diferencial de competitividade.

Uma boa prática é, no início da mudança, avaliar a eficácia dos processos atuais, pois o que é ineficaz tende a continuar dessa forma mesmo após a automatização. Nessa fase, é muito comum a “extinção” de alguns procedimentos manuais, assim como a “junção” de vários processos em um único, sendo de fundamental importância o papel dos gestores do projeto. Cabe a eles identificar onde estão os pontos críticos de cada processo, onde devem ocorrer as principais mudanças e como melhor alocar e otimizar o trabalho das pessoas envolvidas.

Depois desse mapeamento e definidas as mudanças necessárias, é importante aferir os “pontos de referência” para comparações após a automatização. Projetos bem-sucedidos devem aumentar a eficiência da empresa e apresentar resultados “palpáveis”. Os “pontos de referência” auxiliam na obtenção de resultados para avaliação da eficiência do processo de automação. Eles podem abranger as mais diversas informações, mas podemos tomar como base quatro: (1) Quanto tempo leva para executar cada etapa do processo?; (2) Quantas pessoas estão envolvidas?; (3) Qual o custo?; e (4) O processo atual suporta aumento de demanda?. Com isso, é possível aferir e orientar o processo de automação para que ele ocorra como planejado e leve a um aumento de produtividade da empresa. É importante a comparação dos “pontos de referência” mesmo antes da conclusão total do projeto de automação, permitindo, dessa forma, os ajustes necessários para o seu sucesso.

Também merecem destaque a “qualidade” e a “precisão” dos dados. É muito importante que as pessoas envolvidas com a alimentação das informações tenham a noção da importância delas para as empresas. Muitas vezes encontramos casos em que os cadastros básicos dos dados das empresas estão sob a responsabilidade de pessoas que não possuem o conhecimento necessário para exercer essa função nem percebem a amplitude que essas informações possuem em todos os processos da empresa. Se os cadastros não estão consistentes, todas as informações que os tomam como base também não estarão, e a empresa ficará sem uma fonte segura de informações gerenciais.

Porém, mesmo as empresas que passaram por um processo de automação eficiente não estão aproveitando a oportunidade de analisar o comportamento do seu negócio e do mercado. Apesar de as informações estarem “ali, à disposição”, as empresas simplesmente as ignoram porque o processo de automação não tinha esse foco.

É exatamente nesse ponto que devemos concentrar nossa atenção: as empresas devem aproveitar a grande quantidade de dados contidos em seus sistemas para gerar informações gerenciais e de apoio à tomada de decisão, que devem estar disponíveis a qualquer momento para os gestores das empresas. Ferramentas não faltam no mercado para disponibilizar essas informações, sejam elas em forma de consultas on-line, relatórios ou gráficos.

Uma gestão eficiente é fundamental para o sucesso das organizações, e as informações em que se baseiam essa gestão também são vitais. É muito importante que as empresas busquem, em suas soluções de automação, informações precisas e de qualidade, e que essas ferramentas cumpram o papel de otimizar os processos operacionais e forneçam subsídios para a tomada de decisão. Quem não estiver atento a essa necessidade pode estar comprometendo sua própria capacidade de competir no mercado.