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O novo perfil da secretária
Foi-se o tempo em que ela se dedicava apenas a cuidar da agenda, barrar telefonemas indesejáveis e taquigrafar as cartas ditadas pelo chefe. Indispensável na maioria das empresas, seja qual for seu porte ou área de atuação, a secretária chega ao ano 2000 ocupando uma função cada vez mais estratégica. Tarefas como o atendimento ao cliente, negociações com fornecedores e gerenciamento de informações tornam-se cada vez mais comuns no seu dia-a-dia, exigindo uma mudança no perfil profissional. "A nova secretária atua como uma assessora e precisa estar preparada para desempenhar seu cargo com uma postura mais executiva", afirma a consultora Elane Cabral, do Instituto de Tecnologia em Gestão – INTG.
A mudança no perfil da profissão está levando as secretárias a desenvolverem novas habilidades. Hoje, para desempenhar sua função com eficiência, elas precisam ter uma visão geral da empresa — e não apenas do seu departamento — além de iniciativa para solucionar pequenos problemas do dia-a-dia. Polidez e conhecimento básico de normas de etiqueta profissional também tornaram-se itens indispensáveis. "Hoje, é comum que uma secretária atenda a três ou quatro executivos e ainda se relacione diretamente com o cliente e o público em geral. Portanto, ela precisa estar preparada para lidar com esses diferentes grupos", observa Elane.
Segundo uma pesquisa da International Association of Administrative Professionals – IAAP, entidade que congrega secretárias de todo o mundo, 32% das profissionais têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam dos programas de treinamento nas empresas em que trabalham. Logo, as habilidades específicas também tornaram-se mais complexas. Se há algum tempo, por exemplo, a datilografia era um dos principais requisitos da profissão, hoje exige-se o domínio de vários programas de Informática — como Word, Excel, Power Point e, em alguns casos, softwares específicos de apoio à gestão.
Tratar a informação de maneira estratégica, dando o suporte necessário para a decisão empresarial é outra característica da nova profissional. Com maior autonomia e iniciativa, ela deve dominar também a comunicação escrita, com redação própria e amplo conhecimento de textos empresariais. "Mais do que ser o ‘braço direito’ do chefe, a secretária hoje deve estar preparada para atuar como uma assessora executiva, de importância estratégica para a eficiência não apenas de seu setor, mas de toda a organização", conclui Elane.
A mudança no perfil da profissão está levando as secretárias a desenvolverem novas habilidades. Hoje, para desempenhar sua função com eficiência, elas precisam ter uma visão geral da empresa — e não apenas do seu departamento — além de iniciativa para solucionar pequenos problemas do dia-a-dia. Polidez e conhecimento básico de normas de etiqueta profissional também tornaram-se itens indispensáveis. "Hoje, é comum que uma secretária atenda a três ou quatro executivos e ainda se relacione diretamente com o cliente e o público em geral. Portanto, ela precisa estar preparada para lidar com esses diferentes grupos", observa Elane.
Segundo uma pesquisa da International Association of Administrative Professionals – IAAP, entidade que congrega secretárias de todo o mundo, 32% das profissionais têm alguma função de supervisão e 48,5% já cuidam dos programas de treinamento nas empresas em que trabalham. Logo, as habilidades específicas também tornaram-se mais complexas. Se há algum tempo, por exemplo, a datilografia era um dos principais requisitos da profissão, hoje exige-se o domínio de vários programas de Informática — como Word, Excel, Power Point e, em alguns casos, softwares específicos de apoio à gestão.
Tratar a informação de maneira estratégica, dando o suporte necessário para a decisão empresarial é outra característica da nova profissional. Com maior autonomia e iniciativa, ela deve dominar também a comunicação escrita, com redação própria e amplo conhecimento de textos empresariais. "Mais do que ser o ‘braço direito’ do chefe, a secretária hoje deve estar preparada para atuar como uma assessora executiva, de importância estratégica para a eficiência não apenas de seu setor, mas de toda a organização", conclui Elane.
