Grande parte dos profissionais costuma travar uma batalha diária contra o tempo. É tão grande a quantidade de tarefas e compromissos que um dia parece insuficiente para dar conta de todas as obrigações. O fato é que administrar bem o tempo é cada vez mais uma necessidade básica de todos os profissionais preocupados com a sua eficiência e produtividade. É preciso saber priorizar tarefas importantes e não acumular pendências, tornando o seu dia o mais produtivo possível.

Adotar uma agenda como ferramenta de trabalho pode ser o primeiro passo para alcançar esse objetivo. Nos modernos formatos digitais ou nos tradicionais modelos em papel, ela é um instrumento de grande importância para o gerenciamento eficaz do tempo - esse recurso cada vez mais escasso no nosso dia-a-dia. Não por acaso, o lançamento da agenda é o "pano de fundo" para a confraternização anual da TGI Consultoria e Gestão, integrante da Rede Gestão, reunindo clientes e amigos. "A gestão eficiente do tempo é uma atitude estratégica que repercute diretamente na competitividade de profissionais e organizações", afirma a consultora Fátima Guimarães, da TGI. A agenda simboliza, dessa forma, uma necessidade fundamental nos dias de hoje: o planejamento das ações.

A função básica de uma agenda é evitar que o profissional se afogue em um turbilhão de tarefas e compromissos diários, sem distinguir o que é importante do que é pura perda de tempo. Segundo Fátima, uma boa dica para utilizar sua agenda de forma eficiente é dedicar alguns minutos, à noite, para planejar o dia seguinte. "Identifique, a princípio, as prioridades ou aquilo que não pode deixar de ser feito. Em seguida, classifique as tarefas por ordem de importância", orienta. Os compromissos mais urgentes devem, se possível, ser resolvidos na parte da manhã. Procure delimitar na agenda - e tentar cumprir fielmente - o tempo necessário para realizar as tarefas não tão importantes.

Outra atitude eficiente é tentar traçar, no domingo, um planejamento para toda a semana, identificando as prioridades de cada dia. Ao colocar no papel - ou na tela - um cronograma semanal de todas as suas atividades, o profissional evita o risco de cair em um erro comum, muitas vezes o principal responsável pela propalada "falta de tempo". "Quando não há planejamento, o profissional termina fazendo tudo ao mesmo e, na verdade, sem fazer nada direito", observa a consultora. Mas é necessário disciplina. Tente realizar todas as tarefas agendadas, evitando passar para o dia seguinte compromissos não cumpridos.

A agenda também pode servir como um instrumento eficiente para acompanhar o cumprimento de cronogramas e projetos. "Definir um prazo para a realização de tarefas e passar a cobrá-los e cumprí-los é uma atitude muito eficiente para evitar o desperdício de tempo", orienta Fátima. Conclusão: ou organizamos o tempo ou somos (des)organizados por ele.