O acesso rápido à informação é uma vantagem competitiva essencial a qualquer empresa ou organização nos dias atuais. Nesse contexto, o armazenamento adequado dos dados e o gerenciamento eficaz do arquivo ganham cada vez mais importância. "Assim como as empresas estão evoluindo para acompanhar o ritmo das mudanças no mercado, também o conceito de Arquivo Morto está mudando, para atender aos desafios das empresas em constante desenvolvimento", afirma a consultora Cléa Pimentel Dubeaux, da Informar Ltda., empresa especializada em documentação, integrante da Rede Gestão.

Para a consultora, as empresas estão produzindo massa documental em quantidades cada vez maiores, agravando a situação dos arquivos. Entre os motivos estão as exigências dos órgãos de fiscalização governamentais e o crescimento dos processos trabalhistas, que exigem a guarda de documentos que eventualmente possam ser utilizados pelo Departamento Jurídico. "O problema é que, muitas vezes, todo esse acervo é acumulado sem ordenação ou controle, em depósitos de papéis chamados de Arquivo Morto", observa. A desorganização termina dificultando ou, até mesmo, impedindo a consulta às informações necessárias, transformando o arquivo em uma massa de dados inócua, que apenas ocupa espaço físico dentro da empresa, junta sujeira, atraindo a atenção de ratos, baratas e, não raro, do inimigo mortal de qualquer coisa guardada, o temível cupim.

Para preservar a integridade física e obter maior eficácia de seus arquivos, muitas organizações estão recorrendo a novas modalidades de guarda de seus documentos empresariais. Trata-se da terceirização da armazenagem física de arquivos e documentos, uma solução cada vez mais comum por oferecer praticidade, economia e segurança na preservação de acervos arquivísticos. A utilização de recursos como código de barras e sistemas próprios de recuperação de informações possibilita a pesquisa de documentos e o acesso preciso à informação. "Isso gera uma significativa redução de recursos e de custos", analisa a consultora.

Além de liberar espaço na empresa para uso mais nobre, uma vantagem adicional da terceirização é que ela deve ser obrigatoriamente antecedida por uma consultoria para organização documental dos arquivos inativos, com destaque para a elaboração de Tabelas de Temporalidade Documental, que, a partir da análise dos aspectos legais envolvidos nos registros da informação, indicam o que deve ser preservado e por quanto tempo. Isso reduz o risco de litígios e evita o descarte de documentos que possuem valor de prova. "Guardando apenas o que é necessário e descartando documentos inúteis, é possível reduzir em cerca de 50% do custo de manutenção dos arquivos", afirma Cléa Dubeaux. Além de tornar mais acessíveis informações estratégicas, contribuindo para o aumento da competitividade da organização.