Organização de arquivos

Normalmente, quando falamos em um programa 5S, citamos como resultados cifras e valores, como uma economia de X mil reais, Y toneladas de material inservível descartado, Z m2 de área liberada para utilização da empresa. Decerto, os resultados mais expressivos são verificados nas áreas de produção ou de estocagem, mas o que é feito nos escritórios não é relatado, como se não representasse ganho algum para a empresa.

Não podemos nos esquecer que esse programa deve ser implantado em todos os setores, independentemente do seu tamanho. Eles existem, logo são importantes. Mesmo dentro dos escritórios, quando falamos em resultados do programa, informamos apenas aqueles mais volumosos, deixando muitas vezes de citar ou mesmo de implantar os 5S nos arquivos. Isso mesmo, nos documentos e nas correspondências da parte administrativa do setor ou da empresa.

Cada senso praticado nessa técnica pode ser aplicado no pequeno contexto de um arquivo ou conjunto de documentos. O senso de utilização, por exemplo, pode ser aplicado quando estabelecemos critérios de descarte das informações ou dos documentos. Há informações que com o tempo perdem a validade, tornam-se obsoletas e apenas avolumam as pastas dos arquivos, dificultando o acesso às informações válidas. Esses critérios darão origem ao que chamamos de tempo de retenção ou tempo de guarda, com o qual poderemos periodicamente fazer o descarte de documentos e correspondências que não nos servem mais.

O senso de ordenação se aplica quando definimos uma metodologia de arquivamento que facilite o controle e o acesso rápido às informações por qualquer pessoa que delas necessite. O senso de limpeza pode ser aplicado da forma tradicional, ou seja, o melhor é "não sujar", o que significa manter a ordenação definida e contemplar, no controle, os novos tipos de documentos, evitando sempre arquivamentos provisórios. Para o senso de saúde, entendemos que a facilidade e a rapidez de acesso a uma determinada informação podem tornar o ambiente de trabalho e as relações interpessoais mais confortáveis. Deve ser muito estressante quando o chefe solicita uma informação, uma correspondência a uma secretária e ela demora ou não consegue achá-la. O senso final, o da autodisciplina, é fundamental para que o programa seja mantido e o sistema de controle de documentos difundido e praticado por todos. O programa 5S é a base para um sistema da qualidade bem estruturado.

Os 5S na organização de arquivo devem fazer parte do processo de padronização da empresa. Todas as gerências ou áreas deveriam seguir a mesma lógica de ordenação dos seus arquivos, o que geraria flexibilidade na hora de fazer um sistema de rotatividade, férias ou eventual ausência de secretárias.