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Aproveitando melhor o seu tempo
Ao final do expediente, você sempre tem a sensação de que o tempo foi insuficiente para cumprir todas as tarefas? Sua mesa tem pendências que vão sendo adiadas de um dia para o outro? Você gasta várias horas do seu dia com atividades e pessoas que nada acrescentam ao bom desempenho de seu trabalho? Se a resposta foi sim a essas perguntas, os sintomas são claros e o diagnóstico, comum a grande parte dos profissionais atualmente: você anda administrando mal o seu tempo. "O tempo é um dos recursos mais escassos de que dispomos", afirma o consultor Francisco Cunha, diretor da TGI, integrante da Rede Gestão. "Administrá-lo bem é uma questão vital, diretamente ligada à competitividade do profissional e, conseqüentemente, das organizações."
Se o profissional sente-se freqüentemente correndo contra o relógio, com a sensação de que passa grande parte do dia apenas resolvendo urgências ou "apagando incêndios", é preciso parar para uma reflexão. A palavra-chave, segundo Francisco, é seletividade. É preciso hierarquizar as tarefas de acordo com a sua importância. "O ideal é que o profissional dedique a melhor parte do seu tempo àquilo que é mais importante, inclusive para evitar que, não sendo feito a tempo, se transforme em urgente", aconselha o consultor. Uma pergunta que sempre deve ser feita: "Preciso mesmo dedicar-me a esta tarefa ou outra pessoa pode fazer isso por mim?". Se a resposta for positiva, não tenha dúvidas - delegue.
O tempo costuma ser um desses recursos em que a demanda é sempre maior do que a oferta. Então, como profissionais de sucesso lidam com esse impasse? Bill Gates, controlador da Microsoft, segue três princípios para não desperdiçar suas valiosíssimas horas (1) Em caso de dúvida, perguntar-se: será que estou mesmo fazendo a coisa mais importante? (2) Considerar que encontros de trabalho ou acompanhamento de projetos só excepcionalmente justificam o gasto de mais de uma hora por vez. (3) Ter todo cuidado com as reuniões de trabalho. Sem planejamento e execução rigorosos, elas podem tornar-se as vilãs desse problema. Algumas pesquisas demonstram que 30% das reuniões não têm resultados práticos, só servem para jogar fora o tempo dos participantes.
Atenção também para uma armadilha bastante comum: imobilizar-se pelo grande número de prioridades. "Quem tem muitas prioridades, na verdade, não tem prioridade nenhuma. Prioridades só funcionam se forem poucas", conclui o consultor.
Se o profissional sente-se freqüentemente correndo contra o relógio, com a sensação de que passa grande parte do dia apenas resolvendo urgências ou "apagando incêndios", é preciso parar para uma reflexão. A palavra-chave, segundo Francisco, é seletividade. É preciso hierarquizar as tarefas de acordo com a sua importância. "O ideal é que o profissional dedique a melhor parte do seu tempo àquilo que é mais importante, inclusive para evitar que, não sendo feito a tempo, se transforme em urgente", aconselha o consultor. Uma pergunta que sempre deve ser feita: "Preciso mesmo dedicar-me a esta tarefa ou outra pessoa pode fazer isso por mim?". Se a resposta for positiva, não tenha dúvidas - delegue.
O tempo costuma ser um desses recursos em que a demanda é sempre maior do que a oferta. Então, como profissionais de sucesso lidam com esse impasse? Bill Gates, controlador da Microsoft, segue três princípios para não desperdiçar suas valiosíssimas horas (1) Em caso de dúvida, perguntar-se: será que estou mesmo fazendo a coisa mais importante? (2) Considerar que encontros de trabalho ou acompanhamento de projetos só excepcionalmente justificam o gasto de mais de uma hora por vez. (3) Ter todo cuidado com as reuniões de trabalho. Sem planejamento e execução rigorosos, elas podem tornar-se as vilãs desse problema. Algumas pesquisas demonstram que 30% das reuniões não têm resultados práticos, só servem para jogar fora o tempo dos participantes.
Atenção também para uma armadilha bastante comum: imobilizar-se pelo grande número de prioridades. "Quem tem muitas prioridades, na verdade, não tem prioridade nenhuma. Prioridades só funcionam se forem poucas", conclui o consultor.
