Alguma vezes, os funcionários de uma empresa realizam uma "caçada" quando buscam determinada informação, que, no momento em que foi arquivada, não parecia ser de muita importância. E, todas as vezes que isso acontece, o gerente acaba se preocupando com essa perda de tempo. "A procura de um documento pode significar falta de controle ou ineficácia da empresa".

Analisando detidamente esse tipo de situação, verifica-se que o problema pode estar sendo gerado por uma errônea orientação nos métodos de arquivamento. E, a partir disso, é bem provável que a tal "caçada" comece a acontecer com maior freqüência, até o momento em que todos os empregados cheguem à conclusão, junto com o gerente, de que o caos está implantado.

Entretanto, esse é um problema que pode ser resolvido pelos integrantes da equipe administrativa, e o próprio gerente pode determinar as regras básicas. É preciso começar corajosamente a abordagem do problema para resolver o assunto, reconhecendo que o que for decidido deverá ser operável pelo pessoal.

É bom saber que o problema não será resolvido por um arquivamento alfabético ou numérico. Qualquer plano requer uma estrutura, ou seja, a chave do que será a organização do arquivo, pois os empregados e colaboradores só estarão habilitados a responder por um bom sistema de arquivamento se, realmente, se sentirem em condições de realizá-lo.

Para isso, é preciso elaborar um sistema de arquivamento a ser empregado, usando códigos simplificados que podem ser lembrados com facilidade, e seguir algumas regras práticas capazes de auxiliar na criação do sistema.

Fazendo isso, a gerência terá um argumento muito mais eficaz para justificar a reestruturação do arquivo, se concluir que a utilização deliberada de um arquivamento ultrapassado e moroso é o mesmo que adiar uma série de decisões importantes que são tomadas no dia-a-dia da empresa.

(Na próxima coluna, 8 dicas para um bom arquivamento de documentos)