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8 dicas para um bom arquivamento
1. Diminuir ao máximo o número de lugares onde as informações arquivadas podem ser encontradas. No caso de assuntos específicos estarem relacionados de algum modo, procurar classificá-los juntos.
2. Criar um sistema conforme alguns fundamentos já existentes na Empresa.
Isto vai ajudar a implantar um esquema compreensível por todos os empregados.
3. Usar um tipo de enumeração simples, criando as classes principais de assuntos - que serão as classes gerais - e depois os assuntos mais específicos, derivados das classes principais.
Exemplo: o item relação de férias de empregados será classificado como dependente da classe principal PESSOAL, que poderá estar na estrutura do arquivo com o código 2. A Relação de férias seria classificada como 2.1 - Férias. Como existem assuntos que são corporativos, estes são classificados sempre no início da estrutura do Arquivo. Exemplo: 1. Assuntos Administrativos; 2. Assuntos de Pessoal; 3. Assuntos Econômicos e Financeiros. A partir do algarismo 4 em diante, serão classificados os assuntos específicos relacionados com o objetivo da Empresa.
4. Definir apenas um lugar para cada assunto.
Quanto mais lugares houver onde se deva pesquisar, menos eficiente e mais frustrados vão ficar os empregados, sem contar a perda de tempo à procura da informação desejada. Além disso, a tendência de multiplicar os lugares de arquivamento de documentos será o indicativo de que a empresa começa a se tumultuar.
5. Ter um sistema informatizado, para registro e controle dos documentos recebidos e expedidos, capaz de informar a sua localização.
Este sistema é muito útil para acompanhar o fluxo da informação interna, assim como indicará o código da pasta onde o documento foi arquivado.
6. Testar o sistema periodicamente. Dizer a si mesmo: "se não puder localizar esta informação dentro de trinta segundos, então ela não existe". Usando esse teste, haverá certeza de que tudo o que for requisitado será encontrado rapidamente.
7. Evitar o arquivamento de correspondências expedidas e recebidas em pasta única, ordenadas cronologicamente.
As correspondências devem ser arquivadas pelo assunto. Exemplo: correspondências sobre o Fluxo de Caixa, devem ser arquivadas na pasta específica, classificada dentro do item 3 - Assuntos Econômicos e Financeiros.
8. Fazer a revisão periódica do arquivo para realizar a tarefa de descarte das informações sem valor, conforme indicado na Tabela de Temporalidade Documental.
Dedicando meio expediente a cada seis meses a uma revisão das pastas, será possível reduzir uma série de documentos, quer descartando os que estiverem sem efeito, quer transferindo para o Arquivo Inativo.
2. Criar um sistema conforme alguns fundamentos já existentes na Empresa.
Isto vai ajudar a implantar um esquema compreensível por todos os empregados.
3. Usar um tipo de enumeração simples, criando as classes principais de assuntos - que serão as classes gerais - e depois os assuntos mais específicos, derivados das classes principais.
Exemplo: o item relação de férias de empregados será classificado como dependente da classe principal PESSOAL, que poderá estar na estrutura do arquivo com o código 2. A Relação de férias seria classificada como 2.1 - Férias. Como existem assuntos que são corporativos, estes são classificados sempre no início da estrutura do Arquivo. Exemplo: 1. Assuntos Administrativos; 2. Assuntos de Pessoal; 3. Assuntos Econômicos e Financeiros. A partir do algarismo 4 em diante, serão classificados os assuntos específicos relacionados com o objetivo da Empresa.
4. Definir apenas um lugar para cada assunto.
Quanto mais lugares houver onde se deva pesquisar, menos eficiente e mais frustrados vão ficar os empregados, sem contar a perda de tempo à procura da informação desejada. Além disso, a tendência de multiplicar os lugares de arquivamento de documentos será o indicativo de que a empresa começa a se tumultuar.
5. Ter um sistema informatizado, para registro e controle dos documentos recebidos e expedidos, capaz de informar a sua localização.
Este sistema é muito útil para acompanhar o fluxo da informação interna, assim como indicará o código da pasta onde o documento foi arquivado.
6. Testar o sistema periodicamente. Dizer a si mesmo: "se não puder localizar esta informação dentro de trinta segundos, então ela não existe". Usando esse teste, haverá certeza de que tudo o que for requisitado será encontrado rapidamente.
7. Evitar o arquivamento de correspondências expedidas e recebidas em pasta única, ordenadas cronologicamente.
As correspondências devem ser arquivadas pelo assunto. Exemplo: correspondências sobre o Fluxo de Caixa, devem ser arquivadas na pasta específica, classificada dentro do item 3 - Assuntos Econômicos e Financeiros.
8. Fazer a revisão periódica do arquivo para realizar a tarefa de descarte das informações sem valor, conforme indicado na Tabela de Temporalidade Documental.
Dedicando meio expediente a cada seis meses a uma revisão das pastas, será possível reduzir uma série de documentos, quer descartando os que estiverem sem efeito, quer transferindo para o Arquivo Inativo.
