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Definindo o fluxo de informações
Um dos maiores problemas enfrentados atualmente pelas organizações é determinar com segurança quais são as informações necessárias para atender às necessidades dos trabalhos em realização. Ao mesmo tempo, existem inúmeras dúvidas quanto à legitimidade ou não da eliminação de informações, assim como sobre a existência de prazos oficiais sobre sua preservação.
A solução desses problemas requer que seja dedicada uma atenção especial ao Fluxo de Informações, empregando-se técnicas de Gestão Documental, que permita analisar o valor e a importância das informações nos processos de trabalho.
O Fluxo de Informações compreende todas as ações e todos os movimentos que são praticados com respeito aos documentos, desde a sua elaboração e/ou recepção até o seu destino final: preservação e/ou eliminação. Dessa forma, o Fluxo de Informações gera e transmite os dados necessários para a operação de vários Órgãos Internos que executam desde trabalhos bem simples aos altamente complexos. Os dados existentes no Fluxo de Informações percorrem sempre os mesmos caminhos: recebidos e/ou gerados, processados, transmitidos e/ou guardados. Os tratamentos variam, formalmente ou informalmente, conforme estejam ou não disciplinados, muitas vezes integrados, outras não, de acordo com uma maior ou menor preocupação voltada para isso.
Uma análise das informações que circulam numa organização deverá envolver todos os cargos, altos ou baixos. Até certo ponto, todo funcionário acumula, transfere, usa ou arquiva informações. À medida que tais atividades forem formalmente reconhecidas como parte do trabalho que compete a cada cargo, teremos determinado a importância e responsabilidade de tais informações.
O Fluxo de Informações, portanto, caracteriza-se como um ponto-chave para a fixação de critérios de organização de arquivos, controle de informações, definição de prazos de arquivamento e destruição e análise das rotinas com vistas ao seu aprimoramento, padronizando-o o mais possível, simplificando-o dentro dos limites de segurança e presteza da informação, a fim de operá-lo com o menor custo e a maior velocidade, com informações necessárias e suficientes, eliminando-se as desnecessárias e estabelecendo-se, dessa forma, o valor das informações.
A solução desses problemas requer que seja dedicada uma atenção especial ao Fluxo de Informações, empregando-se técnicas de Gestão Documental, que permita analisar o valor e a importância das informações nos processos de trabalho.
O Fluxo de Informações compreende todas as ações e todos os movimentos que são praticados com respeito aos documentos, desde a sua elaboração e/ou recepção até o seu destino final: preservação e/ou eliminação. Dessa forma, o Fluxo de Informações gera e transmite os dados necessários para a operação de vários Órgãos Internos que executam desde trabalhos bem simples aos altamente complexos. Os dados existentes no Fluxo de Informações percorrem sempre os mesmos caminhos: recebidos e/ou gerados, processados, transmitidos e/ou guardados. Os tratamentos variam, formalmente ou informalmente, conforme estejam ou não disciplinados, muitas vezes integrados, outras não, de acordo com uma maior ou menor preocupação voltada para isso.
Uma análise das informações que circulam numa organização deverá envolver todos os cargos, altos ou baixos. Até certo ponto, todo funcionário acumula, transfere, usa ou arquiva informações. À medida que tais atividades forem formalmente reconhecidas como parte do trabalho que compete a cada cargo, teremos determinado a importância e responsabilidade de tais informações.
O Fluxo de Informações, portanto, caracteriza-se como um ponto-chave para a fixação de critérios de organização de arquivos, controle de informações, definição de prazos de arquivamento e destruição e análise das rotinas com vistas ao seu aprimoramento, padronizando-o o mais possível, simplificando-o dentro dos limites de segurança e presteza da informação, a fim de operá-lo com o menor custo e a maior velocidade, com informações necessárias e suficientes, eliminando-se as desnecessárias e estabelecendo-se, dessa forma, o valor das informações.
